Scrum biedt erg veel voordelen als de samenwerking in het team goed is. Ik denk hard te kunnen maken dat het succes van scrum recht evenredig is met de graad van samenwerking in het team. Een goede samenwerking heb je bereikt als het team meer is dan de som der individuen.
Het overkwam ons dat een goed werkend team plotseling verzwakte. Je zag dit aan de output van het team, het plezier dat het team uitstraalde bij de review en aan de geluiden bij de koffie-automaat. Er was een aantal weken eerder een goede release opgeleverd en de samenstelling van het team was onveranderd. Vreemd dat in een aantal weken de stemming van het team omdraaide van enthousiast en gedreven naar klagerig en ontevreden. Nader onderzoek leverde op dat het verschil veroorzaakt werd door het ontbreken van een gezamenlijk doel. De developers kenden de nieuwe doelstelling onvoldoende en eigenlijk gold dit ook voor de product owner zelf.
Dit was voor ons aanleiding om de voorbereiding van een nieuwe increment (of project) beter te faciliteren.
Mijn stelling is dat het team een gezamenlijk doel moet hebben om überhaupt te kunnen samenwerken.
Aandacht voor de voorbereiding
Veel uitleg over scrum concentreert zich rond de sprint (sprintplanning, daily standup, review en retrospective) en in minder mate de sprint voorbereiding (refinement). Ik wil in dit artikel aandacht besteden aan de fase die vooraf gaat aan het definiëren van het project. Hier hebben de stakeholders een verantwoordelijkheid om aan te geven wat ze willen bereiken. Wat wordt er verwacht van het het resultaat van het project?
In onze situatie was de doelstelling van het eerste project erg duidelijk. Hier was lang over nagedacht en al vele documenten over geschreven. Toen we scrum introduceerden was het doel voor iedereen bekend en dit project verliep dan ook zeer goed. De product owner was erg druk met het eerste project en had geen tijd om het tweede project goed voor te bereiden. De sprints voor het tweede project waren gestart en werden gevuld met snel in elkaar geschreven user stories.
Er was geen aandacht geweest voor de grote lijn, de stip op de horizon, en al zeker niet gedeeld met het scrum team.
Als het doel van het project niet duidelijk is kan het team niet samenwerken, en haar rol, om de product owner te helpen, niet invullen. Zonder een gemeenschappelijk doel zie je tegenstellingen ontstaan, omdat keuzes niet worden begrepen. Resultaat is dat de lijn weg is, de samenwerking afbrokkelt en de voordelen van scrum afnemen.
We hebben ruimte gemaakt om met terugwerkende kracht de doelen duidelijk te krijgen en met het scrum team gedeeld. We hadden binnen korte tijd weer een samenwerkend team, waarin developers mee dachten met de product owner.
Ook bij scrum moet je een visie hebben over je product, moet je een plan hebben hoe dit te bereiken en moet je weten wat in de volgende fase/increment geleverd moet worden.
Er zijn meerdere wegen te bewandelen om de voorbereidende fase van een project in te vullen. We hebben gesteld dat de volgende vragen beantwoord moeten zijn:
- Wat je wilt bereiken?
- Met welke stappen je dit wilt bereiken
- Met welke globale increments/releases je dit beschikbaar wilt stellen
- Hoe loopt het proces en wie zijn de gebruikers?
En last but not least, moet dit met het volledige scrum team gedeeld zijn!
Om te voorkomen dat we ongewenst in een waterval-model terecht komen, hebben we tevens gesteld dat er geen dikke documenten mogen worden geschreven, vanaf het begin alles in plaatjes getekend moet worden en er geen aandacht wordt besteed aan de ‘Hoe-vraag’.
Voorbereidingsfase
Onze uitwerking van de voorbereidingsfase wil ik graag delen. Zie het als een voorbeeld hoe een project in kaart kan worden gebracht. Ons uitgangspunt is dat het doel en het stappenplan bekend moeten zijn om een meedenkend team te krijgen.
- Stel vast wat je wilt bereiken
Middels een brainstorm sessie met stakeholders, die kennis hebben van het domein, kan in een korte tijd veel duidelijkheid worden verkregen over de vraag ‘wat’ je wilt bereiken met het project en met welke stappen dit gerealiseerd kan worden. Deze stappen worden zo klein mogelijk gedefinieerd, zodat vaak opgeleverd kan worden en dit deel van de applicatie snel in gebruik kan worden genomen.
De doelstelling en het stappenplan worden opgenomen in een poster en uiteindelijk prominent opgehangen bij het scrum team.
- Definiëren werkprocessen en persona’s
Bepaald wordt welke (soorten) gebruikers (persona’s) deelnemen aan de te realiseren applicatie. Elke persona krijgt een naam aangevuld met de karakter eigenschappen van deze persona, de handelingen waar de persona bij betrokken is en de verwachting van deze persona ten aanzien van de applicatie. Hierna wordt het werkproces vastgesteld en de handeling die de persona’s verrichten bepaald.
Van de persona’s en het werkproces/handelingen worden wederom posters gemaakt en opgehangen in de ruimte van het scrum team.
- Tekenen ipv beschrijven
Van bovenstaande worden plaatjes gemaakt ipv beschrijvende tekst. Het voorkomt dat te veel details beschreven worden. Een plaatje kan ook eenvoudiger worden besproken in een grotere groep.
- Samen , maar niet massaal
De voorbereiding kan door Business en IT samen worden ingevuld. Voorkom echter zeer grote overleggen. Het is goed genoeg om een afvaardiging van groepen te vragen. Het uiteindelijke resultaat moet wel breed uitgedragen en uitgelegd worden. Het scrum team moet het geheel kunnen overzien en adopteren.
- Posters zijn niet in beton gegoten
Het is toegestaan om tijdens de realisatie van de applicatie opmerkingen te plaatsen op de posters. Correcties tov eerder gemaakte beweringen of aanvullingen obv nieuwe inzichten.
- Definition of prepared
In navolging van de ‘definition-of-done’ en de ‘definition-of-ready’ hebben we een ‘definition-of-prepared’ geïntroduceerd. Ofwel wanneer is de voorbereiding van een project afdoende uitgevoerd.
Conclusie
Wil je succes maken van de samenwerking tijdens scrum-sprints investeer dan in de voorbereiding. Dit geeft duidelijkheid voor de business en je krijgt een zeer slim/meedenkend team om jouw doel te realiseren.
En …. dat werkt zo ontzettend prettig, als het team meer oplevert dan de som der individuen.